DiVE – Digitale Verwaltung & E-Government

Die Weitergabe von Informationen über Serviceportale, die Einreichung von Dokumenten via Smartphone oder aber Bankgeschäfte mittels Online-Banking sind längst nicht mehr aus dem alltäglichen Leben wegzudenken. Einen Antrag auszudrucken, händisch auszufüllen, diesen mittels Hauspost durch die Hochschullandschaft zu befördern, um die darauf befindlichen Informationen wiederum händisch in eine Fachanwendung zu tippen, ist aber bis dato Arbeitsalltag der meisten Kolleginnen und Kollegen der Hochschulverwaltung.

Daher haben wir uns vor einiger Zeit auf den Weg gemacht, auch für uns moderne und realisierbare IT-basierte Lösungen unserer Arbeitsabläufe und Fachverfahren zu suchen und umzusetzen. Das Projekt "DiVE – Digitale Verwaltung & E-Government" greift Prozesse auf, die bereits im QM abgebildet sind und setzt diese in einer anwenderfreundlichen Webanwendung um. Neben der Usability , insbesondere der medienbruchfreien Übertragung der Informationen, steht auch die Datenqualität und die Optimierung des Prüf-/Genehmigungsprozesses im Vordergrund. Eine elektronische Übermittlung der Daten über definierte und gesicherte Schnittstellen an Behörden aber auch berechtigte Dritte ist in Planung.

Fragen und Anregungen zum Projekt sind herzlich willkommen!

Was bedeutet „Digitale Verwaltung“?

Ist es der Einsatz fachlicher Softwarelösungen zum Verwalten von Daten und Informationen? Ist es die Bereitstellung ausfüllbarer PDF-Formulare? Ist es die Kommunikation wie beispielsweise E-Mail, Telefonkonferenzen oder Online-Meetings?

Die „Digitale Verwaltung“ ist von all dem ein bisschen und doch noch vieles mehr. Grundsätzlich lässt sich eines sagen: Die Digitalisierung der Verwaltung ist in erster Linie ein Prozess, der jeden betrifft und von allen getragen wird. Wie jeder Prozess besteht auch dieser aus vielen Schritten und Etappenzielen. Es wird sich also nicht plötzlich alles ändern, sondern allmählich und planbar überführt. Dieser Wandel wird als digitale Transformation bezeichnet und beinhaltet neben der technischen Umsetzung auch die Sensibilisierung der Mitarbeitenden sowie bedarfsorientierte Schulungs- und Weiterbildungsmaßnahmen für die beteiligten Personen.

Wann und wie beginnt diese Digitalisierung und wer ist alles involviert?

Wir befinden uns bereits seit einiger Zeit in diesem Prozess. Viele von uns haben ihre Aufgaben und Vorgänge mit den Kolleg*innen vom Qualitätsmanagement aufgenommen und abgebildet, vielleicht sogar erfolgreich optimiert. Diese abgebildeten Vorgänge bilden zusammen mit den dazugehörigen Prozessdokumenten und Abhängigkeiten die Grundlage für die Umsetzung der elektronischen Geschäftsprozesse. Es gibt aber auch Bereiche, in denen bereits ganze Verfahren umgesetzt sind. So zum Beispiel das studentische Bewerbungsverfahren im Dezernat Studienangelegenheiten. Es sind also schon einige die - teils unbewusst - involviert sind. Ganz bewusst kann dieser Wandel von allen Angehörigen der HTWK Leipzig unterstützt und beschleunigt werden, indem die eigenen Vorgänge, Arbeitsabläufe oder auch Fachverfahren sowie alle dazugehörigen Dokumente nicht nur kritisch hinterfragt, sondern bereits im Sinne von QM angedacht und abgebildet werden.

Wer ist verantwortlich für die Digitale Verwaltung?

Alle Vorgänge (Geschäftsprozesse) und Verfahren bleiben in der Verantwortung des jeweiligen Bereichs. Die technische Unterstützung und Verantwortung für die zu digitalisierenden Prozesse und ggf. benötigte Anwendungen zur Datenintegration ist den im Dezernat Finanzen ansässigen Mitarbeitenden des Projekts „DiVE – Digitale Verwaltung & E-Government“ zuzuordnen.

Wie werden die angesprochenen Geschäftsprozesse und Fachverfahren digitalisiert?

Ein bedeutendes Etappenziel war das Ermitteln und Bereitstellen einer flexiblen und unabhängigen Softwarelösung zur elektronisch gestützten Umsetzung von verwaltungstypischen Geschäftsprozessen, welche sich nahtlos in den Arbeitsalltag integrieren lässt. Für die HTWK Leipzig steht ein webbasiertes Workflowmanagementsystem bereit, welches nicht nur eine flexible, sondern vor allem auch eine bedarfsgerechte Abbildung unserer Formulare und Fachverfahren ermöglicht. Zusammen mit einem Werkzeug zur Datenintegration stellt diese Softwarelösung die Grundlage des weiteren Änderungsprozesses dar.

Welches Ziel verfolgt die Digitalisierung der Verwaltung?

Unser gemeinsamer Anspruch sollte es sein, die Hochschulverwaltung zukunftssicher zu gestalten und den Weg zu einer effizienten, leistungsstarken sowie serviceorientierten Dienstleistungs- und Verwaltungseinrichtung für alle Hochschulangehörigen zu ebnen. Neben der Unterstützung in Arbeitsabläufen und Verbesserung der Datenqualität ist die Minimierung materieller Ressourcen ein wichtiger Aspekt der Digitalisierung.