Das Veranstaltungsbüro der Fakultät Informatik und Medien reflektiert digitale Lösungen für Veranstaltungen
Mit dem MuseumsIMPULS im Januar 2021 wurde eine sehr erfolgreiche digitale Veranstaltung mit 200 Teilnehmenden über Zoom organisiert. Kurz darauf fand in Kooperation mit dem StadtPalais Stuttgart eine – ebenfalls über Zoom organisierte - digitale Tagung zum Thema „Escape Rooms in Museen“ statt. An die Fakultät Bauwesen haben wir unsere Expertise für die digitale Deponiefachtagung mit über 200 Teilnehmenden "ausgeliehen": Mit jeweils sieben Stunden Streaming pro Tag und dem Aufbau einer virtuellen Fachausstellung war das ein umfangreiches digitales Projekt mit hohen Anforderungen an den Datenschutz. All diese Erfahrungen zeigten diverse Chancen für zukünftige Veranstaltungen auf, die unbedingt auch bei einer Rückkehr zum Präsenzbetrieb genutzt werden sollten: ressourcenschonendes Teilnahmemanagement, nachhaltige Veranstaltungsplanung, günstigere Ticketpreise, nahezu unbegrenzter Zugang zur Veranstaltung und interaktive Möglichkeiten die Teilnehmenden in die Veranstaltung einzubinden. Da die Teilnehmerzahlen im Schnitt bei 100-200 Teilnehmerinnen und Teilnehmern – also weit über den Zahlen der Präsenzformate – lagen, fing auch das Diskutieren und Netzwerken an, Spaß zu machen. Innovative hybride Konzepte können in einer Zeit nach Corona digitales und analoges Publikum miteinander verbinden und somit eine noch höhere und überregionale Reichweite für Veranstaltungen erzielen.
Mit dem Know-How muss auch die Infrastruktur mitwachsen
Die Transformation hin zu hybriden oder komplett digitalen Veranstaltungen kann nur gelingen, wenn der schrittweisen Professionalisierung im Know-how auch eine Professionalisierung der Infrastruktur folgt. Das reicht von technisch gut ausgerüsteten Arbeitsplätzen, um digitale Veranstaltungen zu betreuen und durchzuführen, bis hin zu praktikabler Software, die folgende Anforderungen erfüllen muss: hohe Teilnehmerzahlen möglich, datenschutzkonforme Datenverarbeitung, umfangreiches Teilnehmermanagement vor, während und nach der Veranstaltung, einfache Bedienbarkeit für Nutzerinnen und Nutzer, eine hohe Individualisierbarkeit der Nutzeroberfläche und Tools zum Vernetzen und Interagieren. Diverse Webinar-Software wurde dahingehend schon getestet – vollends zufriedenstellend war bisher keine davon. Hinsichtlich Bedienbarkeit und Serverleistung stellte Zoom sich als verlässlich heraus. In puncto Datenschutz und deutschsprachiger Nutzeroberfläche hat sich edudip bewährt. Jedoch gab es hier massive Ton- und Bildprobleme. Für die vollumfängliche Nutzung müssen meist zusätzliche finanzielle Mittel bereitgestellt werden, die oftmals (noch) nicht vorhanden waren. Ausgaben für die digitale Infrastruktur müssen also zukünftig in der Planung von Veranstaltungen konsequent mitgedacht werden.
Bewerbung trotz Niedrigschwelligkeit äußerst wichtig
Hinsichtlich der Planung von digitalen Veranstaltungen gibt es einige Stellschrauben aus der analogen Praxis, die in gleicher Weise gedreht werden müssen. Die Bewerbung der Veranstaltung ist immens wichtig – auf der Niedrigschwelligkeit des digitalen Angebots kann man sich nicht ausruhen. Social-Media-Kanäle und branchenspezifische Blogs und Newsletter haben sich dabei als besonders effizient herausgestellt. Auch kommt es hier auf ein stringentes Corporate Design an – zeitgemäße Darstellungen ziehen mehr Teilnehmende an. Designlösungen wie Canva bieten hier Möglichkeiten mit wenig Vorkenntnissen hochwertige Beiträge für alle gängigen Online-Kanäle zu kreieren.
Der Regieplan – das wichtigste Tool für eine gelungene digitale Veranstaltung
Zusätzlich muss für digitale Veranstaltungen ein umfangreicher Regieplan angelegt werden. Im Unterschied zu analogen Ereignissen, bei denen noch öfter spontan improvisiert werden kann, wird ein stockender Ablauf bei digitalen Angeboten wesentlich weniger von den Teilnehmerinnen und Teilnehmern toleriert. Idealerweise übernimmt der Host die Rolle der Regieführung. Zu Beginn können Teilnehmende im Warteraum platziert werden, um so mit allen Protagonistinnen und Protagonisten im eigentlichen Konferenzraum die Technik zu testen. Wird der Raum geöffnet, ist die Einstellung „Alle Teilnehmer bei Beitritt stummschalten“ ein Lebensretter! Idealerweise sehen die Teilnehmenden nur den Begrüßungsbildschirm. Startet die Veranstaltung, müssen permanent Moderatorenrollen verteilt und entzogen werden. Letzteres ist sehr wichtig, da Moderatorinnen und Moderatoren erweiterte Zugriffsrechte haben, die sie mitunter brauchen, während sie präsentieren, die sie aber auch befähigen grundsätzliche Einstellungen der Veranstaltung zu ändern. Das kann mitunter für viel Ärger sorgen.
Während einer Präsentation sollte der Sprechende für alle sichtbar „angepinnt“ werden, damit die Teilnehmerinnen und Teilnehmer Präsentation und Referent gleichermaßen sehen. Bei einer Diskussion sollten alle Sprechenden „angepinnt“, die Präsentation idealerweise ausgeschaltet werden. Hier eignet sich besonders Webinar-Software, die es dem Host erlaubt, Präsentationen zentral bereitzustellen und zu steuern (geht mit edudip oder BBB). Dadurch minimiert sich die Quote technischer Probleme immens und der Host hat die volle Kontrolle über einen flüssigen Ablauf. Ebenfalls sollte der Host im Regieplan vermerken, wann Willkommens-, Pausen- und Verabschiedungsfolien eingeblendet werden müssen. Die Moderatorin oder der Moderator der Veranstaltung sollte diese Rolle NICHT mitübernehmen, sondern sich voll und ganz auf die Leitung der Diskussion konzentrieren können.
Ein Beispiel für so einen Regieplan stellen wir Ihnen gern auf Nachfrage zur Verfügung – schreiben Sie uns einfach eine Mail.
Teilnehmermanagement und Tech-Support– hier zeigt sich die Professionalität
Ein umfangreiches und vorausschauendes Teilnehmermanagement schont Nerven von Teilnehmenden und Veranstaltenden gleichermaßen. Es ist daher ratsam, die zentrale Anmeldeoption, die nahezu jede Webinar-Software anbietet, auch zu nutzen. Der dadurch entstehende E-Mail-Verteiler lässt sich sehr gut für die Vor- und Nachbereitung der Veranstaltung nutzen. In der Vorbereitung sollten den Teilnehmerinnen und Teilnehmern technische Hinweise und eine Art Netiquette zugestellt werden. In diesem kleinen Manual können auch schon typische technische Probleme inklusive Lösungen angesprochen werden. Gern stellen wir Ihnen auch eine Vorlage für so eine Netiquette zur Verfügung, die Sie dann auf ihre jeweilige Webinar-Software anpassen können und auch müssen. Die technischen Hinweise können auch gern noch mit einem Programmablauf, einer Auflistung der Referierenden und einer vertiefenden Linksammlung ergänzt werden. Dazu gab es immer besonders positives Feedback von den Teilnehmenden.
Dieses Manual wird dem Tech-Support am Veranstaltungstag selbst schon einiges an Arbeit ersparen. In jedem Fall hat es sich bewährt bei höheren Teilnehmerzahlen eine Kontaktadresse (vorzugsweise per E-Mail, keine Telefonnummer!) für technische Rückfragen zu nennen. Auch lohnt es sich dafür einen eigenen Chat einzurichten, um den Veranstaltungschat, der üblicherweise für fachliche Diskussionen genutzt werden soll, „sauber“ zu halten. Erfahrungsgemäß trudeln schon vor Beginn der Veranstaltung die ersten nervösen Anfragen ein. Die ersten 30 Minuten der Veranstaltung können dann richtig stressig werden – es lohnt sich aber jemanden nur dafür einzuteilen, sich dieser Probleme anzunehmen. Die anfänglichen technische Hürden sind so bei den Teilnehmenden schneller vergessen und die Veranstaltung bleibt dennoch positiv und professionell in Erinnerung. Eine Befragung, die wir am Ende des ersten Tages der Deponiefachtagung durchgeführt haben, zeigt dies ganz deutlich (siehe Abbildungen unten):
Abbildung 1: Bei der technischen Umsetzung herrschte durchaus Unzufriedenheit.
Abbildung 2: Die Betreuung war aber top! Das bleibt im Gedächtnis.
Wir empfehlen unbedingt, die Umfragetools für eine kurze Feedbackrunde am Ende der Veranstaltung zu nutzen! Die Teilnehmenden fühlen sich trotz digitaler Distanz integriert und als Veranstaltende können wir wertvolle Meinungen für Verbesserungen sammeln. Bei der zwei-tägigen Deponiefachtagung konnten wir dank der Meinungsabfrage am Ende des ersten Tages noch einige Details am darauffolgenden Tag verbessern. Ein solch nützliches Tool steht uns bei Präsenzveranstaltungen zumeist nicht zur Verfügung.
Gemeinsam geht's einfacher
Das Veranstaltungsbüro bildet sich in diesem Bereich ständig weiter und gibt gern Hilfestellung, insbesondere auch in der Beratung von Studierenden, die momentan größtenteils mit der Umsetzung von digitalen Angeboten betraut werden. An dieser Stelle möchten wir betonen, dass digitale Veranstaltungen einen ebenso hohen Grad an Organisation und professionellem Auftreten verlangen, wie analoge Veranstaltungen. Jede Veranstaltung ist ein Schaufenster für unsere Arbeit an der Fakultät und sollte so qualitätsvoll wie möglich angegangen werden. Wir möchten Sie dazu ermutigen, eigentlich in Präsenz geplante Veranstaltungen, die auch der sogenannten "Third-Mission" dienen, nicht einfach ersatzlos ausfallen zu lassen.
